В этом собрании принимают участие участники контрольного совета проекта и группа управления проектом (руководитель проекта, а также руководители групп, отвечающих за различные функциональные области). Контрольный совет проекта представляет собой организационный элемент, описанный в плане разработки программного обеспечения.

После определения участников собрания следует запланировать дату и время его проведения. Важно предоставить участникам достаточное время на ознакомление с материалами собрания.

Перед собранием участникам следует передать оценку состояния (полученную в результате выполнения задачи Отчет о состоянии). Рекомендуется заблаговременно отправлять эту информацию, оставив достаточное время на знакомство с ней.

На собрании руководитель проекта докладывает контрольному совету проекта оценку состояния выполнения. Вопросы относительно состояния выполнения проекта можно обсудить непосредственно на этом собрании, либо передать группе управления проектом в качестве вопроса, требующего внимания. Участники собрания могут обсудить возникающие неполадки и передать ответственность за них контрольному совету проекта или группе управления проектом. Вопросы, требующие внимания, заносятся в протокол проверки для дальнейшего рассмотрения.

Доклад руководителя проекта может охватывать следующие области:

• Достигнутые большие вехи проекта.
• Отклонения от целей, намеченных в плане разработки программного обеспечения.
• Отклонения, связанные с расписанием/трудозатратами.
• Отклонения расходов относительно бюджета.
• Изменение оценки объема работы.
• Изменения показателей качества.
• Состояние рисков проекта:
• Существующие риски, которые были реализованы.
• Новые риски.
• Возникающие неполадки - отдельные неполадки руководитель проекта должен передавать на рассмотрение контрольному совету проекта.
• Обзор результатов предыдущих проверок - текущее состояние неполадок, обнаруженных в ходе предыдущих проверок
• Ближайшие вехи проекта.

По окончании собрания создается протокол собрания, в который заносятся важные обсуждениям и вопросы, требующие внимания. Руководитель проекта передает вопросы, требующие внимания, ответственным за планирование и распределение работы, при необходимости создавая запросы изменений и рабочие задания.