В собрании, посвященном проверке плана проекта, должны принимать участие представители высшего звена руководства, а также все группы, имеющие отношение к проекту (например, разработка/проектирование, операции, обеспечение качества, тестирование, поддержка заказчиков и т.д.). Как правило, вместе с руководителями групп, отвечающих за различные функциональные области, они образуют комиссию по проверке проекта.

После определения участников собрания следует запланировать дату и время его проведения. Важно выделить участникам достаточное время для проверки материалов, на основе которых будет приниматься решение об утверждении.

Перед собранием участникам следует передать материалы проекта. Рекомендуется заблаговременно отправлять эту информацию, оставив достаточное время на знакомство с ней. Минимальный набор рабочих продуктов, подлежащих проверке, выглядит следующим образом:

• Видение
• Экономическое обоснование проекта
• Список рисков
• План разработки программного обеспечения

В ходе собрания участники оценивают достоинства предлагаемого плана разработки программного обеспечения и решают, подходит ли он для достижения целей проекта. Кроме того, участники отслеживают неверные предположения и упущения. Рекомендуется обратить внимание на следующие вопросы:

• Учитывает ли план требования, указанные в экономическом обосновании и видении проекта?
• Позволит ли план получить ожидаемые результаты не выходя за рамки расписания и бюджета, указанные в экономическом обосновании проекта?
• Достаточен ли уровень подробности плана для достоверного предсказания результатов проекта?
• В ходе оценки проекта применялись надежные аналитические методики?
• Проверки и вехи запланированы с достаточной частотой?
• Предусмотрены ли планы по снижению всех серьезных рисков?
• В плане указано достаточное количество ресурсов и все ресурсы доступны или можно получить?
• Насколько точно определены роли и области ответственности?
• Приемлемы ли предлагаемые процессы мониторинга и управления?
• Достаточен ли уровень подробности вспомогательных планов и рекомендаций?

В конце собрания участники должны принять решение относительно утверждения плана. Возможны следующие результаты:

По завершении собрания создается протокол, в который включаются важные обсуждения, требующие внимания вопросы и полученные результаты. Если решение было отложено, предварительно планируется повторное собрание.