7.5. КОМПЬЮТЕРНЫЕ СИСТЕМЫ В ОРГТЕХНИКЕ
СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМИ
ДОКУМЕНТАМИ
Система управления электронными документами - это набор
устройств и программ, позволяющих эффективно организовывать процедуры создания,
хранения, манипулирования и пересылки электронных документов.
Создание электронных документов.
Создание простых текстовых документов может выполняться на пишущих машинках
различного вида с последующим вводом текста с бумажного документа в ПК с помощью
сканера. Но, безусловно, эффективнее даже простые документы создавать непосредственно
на ПК с использованием широкого арсенала программных средств, обеспечивающих
удобный и высокоэффективный сервис. Тем более этот сервис важен при создании
сложных высокохудожественных документов, предназначенных для последующего
тиражирования. Составление таких сложных документов требует исполнения процедур
набора текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования
и верстки страниц, печати.
Часто непосредственными источниками материалов для документов
служат системы) сканирования изображений, факсы, электронная почта, электронные
таблицы, графики, чертежи и т.п.
Все процедуры создания документа можно эффективно выполнить
на ПК, оснащенной сканером и набором проблемно-ориентированных ППП, в первую
очередь программ текстового редактирования или настольной издательской системы.
Сканер может использоваться для ввода в документ отдельно подготовленных фрагментов:
рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и др.
Пример 7.23. В системах управления электронными документами можно
использовать; текстовые редакторы: Лексикон, Muiti
Edit, Word Perfect, Word 7.0; художественные редакторы: Page Maker, Water Mark
Professional; издательские системы; Ventura Publisher,
Corel Draw, Frame Maker;
редакторы изображений, получаемых от сканеров: Water Mark
Professional, Photo Styler, Photo Shop,
и многие другие программные продукты.
Хранение электронных документов.
Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение
и актуализацию документов во внешней памяти ЭВМ, а также их эффективный поиск
и конфиденциальный доступ к ним. Хранилищем специальным образом организованной
информации, в том числе и электронных документов, во внешней памяти ЭВМ являются
базы данных. Для создания и обслуживания баз данных предназначены системы
управления базами данных, которые подробно рассмотрены в гл.15.
Манипулирование электронными документами.
Основными функциями этой подсистемы являются: организация работы с электронными
документами, контроль исполнения документов, их электронное распространение,
распечатка и тиражирование.
Отечественная система "Дело 1" (АО "Электронные
офисные системы" ) обеспечивает удобную организацию работы с документами
и полный контроль за их перемещением и исполнением в любой организации, имеющей
локальную вычислительную сеть. В частности, система предоставляет следующие
возможности:
- регистрацию электронных документов, на которые заводятся электронные карточки;
- пересылку электронных документов и их электронных карточек на рабочие места
исполнителей;
- накопление документов в почтовых ящиках исполнителей;
- контроль перемещения и исполнения документов с оперативным получением соответствующей
нформации;
- ведение списков; пользователей, классификаторов документов, видов их доставки,
файлов, используемых в документообороте.
Система поддерживает работу с текстовыми, рукописными,
графическими документами, факсами, телефонограммами, телевизионными изображениями
и др.
Существуют интегрированные программные системы (Water Mark
Professional, Lotus 3 plus, Works 3,0 for
Windows), позволяющие работать с документами различного формата.
Широко известна система Microsoft
Office for Windows,
включающая в себя СУБД Access 2.0, табличный процессор Excel
5.0, текстовый редактор Word 6.0, электронную почту Mail
и ее расширение Form Designer, программы обслуживания факс-модемов At Work PC
Fax и техники для презентаций Power Point
и многое другое.
Используя программные средства Microsoft Office, можно обеспечить:
- обработку входящей и исходящей информации;
- создание и редактирование электронных документов;
- сбор и анализ данных (например, отчетности) с наглядным представлением
результатов в виде графиков, диаграмм и пр.;
- хранение электронных документов в базах данных с удобным поиском и доступом;
- маршрутизацию и рассылку электронных документов по электронной почте и
факсимильной связи;
- функции диспетчеризации прохождения документов и электронного секретаря;
- удобное форматирование и распечатку электронных документов и др.
Интегрированная система Team
Office - полная офисная открытая информационная система, обеспечивающая
пользователям доступ к электронным документам, оперативную связь между собой
и удобную рабочую среду. Она поддерживает работу со многими актуальными текстовыми
процессорами, системами деловой графики, табличными процессорами, системами
управления базами данных; имеет программы, организующие свою обширную библиотеку
(Team
Library), электронную почту (Team Mail),
систему телеконференций и доску объявлений (Team Forum),
где можно тиражировать информацию, электронный еженедельник (Team
Calendar) для планирования различных мероприятий, электронный координатор деловых процедур
и маршрутизатор информации между пользователями (Team Flow) и многое другое.
Все эти программы входят в наиболее интенсивно развивающуюся
область программного обеспечения, ориентированного на рабочие группы - так
называемые groupware-продукты (groupware
- программное обеспечение для реализации совместной работы с электронными
документами многих пользователей).
КОМПЬЮТЕРНЫЕ СИСТЕМЫ АДМИНИСТРАТИВНО-УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ
СВЯЗИ
Как следует из вышесказанного, компьютер из мощного
вычислителя превращается в мощное средство управления электронными документами
и мощное коммуникационное средство. Действительно, по разнообразным информационно-вычислительным
сетям можно отправлять (и получать) сообщения в самые отдаленные пункты всего
мира, обмениваться данными и программами с сотнями и тысячами абонентов, получать
любую справочную информацию из систем оперативных услуг.
Компьютер может быть подключен к абонентской телефонной сети и получить
доступ к другим абонентам этой сети, к электронной почте, к телетайпам
и телефаксам, работающим с этой сетью (подобные сервисные сети уже имеются:
сети "Роснет", RJEX 400 и др.),
Для подключения ко всем этим сетям необходим модем.
Модем устанавливается в слот (разъем) материнской платы ПК или автономно подключается
к ее последовательном) порту. Компьютерный модем часто имеет два внешних разъема:
один используется для включения в телефонную сеть, второй - для подключения
параллельно модему телефонного аппарата. Для компьютеров следует использовать
высокоскоростные модемы (14400, 28800 и 33600 бод), ибо они, кроме всего прочего,
существенно сэкономят расходы на аренду каналов связи: передача 1 Мбайта данных
со скоростью 300 бод занимает около 3 ч, а со скоростью 28800 бод - менее
2 мин.
Компьютер с факс-модемом работает намного надежнее
(не "зажевывает" бумагу) и устойчивее телефакса, обеспечивает много
дополнительных сервисных услуг: существенно более удобная и эффективная автоматизация
подготовки текстов факса с использованием всего арсенала компьютерных средств,
интеграция с электронной почтой, телексом и базой данных компьютера, наличие
больше объемной электронной справочной книги, содержащей самую разнообразную
полезную информацию, разграничение права доступа сотрудников и внешних абонентов
к факсу, контроль прохождения корреспонденции, подробная статистика работы
с факсом и т. п. (так почему же не заменить факсимильный аппарат на персональный
компьютер с модемом, сканером и принтером, тем более что ПК н так имеется
на столе у секретаря любой уважающей себя фирмы?).
Уже выпускаются клавиатуры компьютеров, с которых можно
непосредственно набирать номер телефона абонента (клавиатура Compu Phone 2000), уже появились компьютеры, оборудованные видеокамерой
и микрофоном (фирмы AT&T), позволяющие не только обмениваться факсами
с партнером, но и видеть его, и разговаривать с ним.
Ожидается появление многофункциональной консоли, объединяющей
в себе миниатюрный компьютер, телефон, факс и видеофон и выполненной в виде
наручных часов (сейчас имеется подобная конструкция в виде нарукавной повязки).
Поистине уже нельзя будет рассчитывать на неосведомленного бизнесмена: все
решения будут приниматься на основе электронной информации.
|
Теория
