РАБОТА 4. СПИСОК. СОРТИРОВКА ДАННЫХ

КРАТКАЯ СПРАВКА

Понятие о списке (базе данных Excel)

Электронные таблицы Excel можно использовать для организации работы с небольшими реляционными базами данных. В этом случае электронную таблицу называют списком или базой данных Excel (рис. 3.33) и используют соответствующую терминологию:

• строка списка — запись базы данных;
• столбец списка — поле базы данных.

Название столбца может занимать только одну ячейку и при работе с таблицей как с базой данных называется именем поля. Все ячейки строки с именами полей образуют область имен полей, которая занимает только одну строку. Данные всегда располагаются, начиная со следующей строки после области имен полей. Весь блок ячеек с данными называют областью данных.

Внимание!

1. Список содержит фиксированное количество полей (столбцов), определяющих структуру записи базы данных (строки).

2. Верхняя строка списка содержит имена полей (названия столбцов).                 

3. Имя поля может состоять из нескольких слов любого алфавита. Обязательное требование — размещение в одной ячейке.

Список (база данных Excel) — электронная таблица, в которой строки (записи) имеют фиксированную структуру, а имена столбцов (полей) занимают одну строку.

Для размещения имени поля списка в одной ячейке (рис.3.33) необходимо:

• выделить ячейку или всю строку, где будут располагаться имена полей;
• ввести команду Формат, ячеек и выбрать вкладку Выравнивание
• на вкладке установить следующие параметры:

По горизонтали: по значению

По вертикали: по верхнему краю или по центру

Отображение: установить флажок переносить по словам

Над записями списка можно выполнять различные операции обработки, команды вызова которых сгруппированы в меню Данные. Для того чтобы электронная таблица воспринималась системой как список, необходимо соблюдать описанные выше правила и перед выполнением операций обработки установить курсор внутри этой таблицы. В этом случае пру вводе команды обработки из меню Данные весь список (имена полей и записи, см. рис 3.33) будет выделены темным цветом. Когда список сформирован неверно или нужно работать с частью области списка, область списка надо выделить вручную с помощью мыши.

Excel предоставляет возможности для работы с базами данных различных форматов, которые при открытии в среде Excel автоматически преобразуются в список. Такое преоб­разование называют импортом. Данные в электронную таблицу можно включить не только путем импорта из «чужой» базы данных, но и посредством запросов данных, адресованных тому или иному серверу баз данных. Такие запросы формируются специальной программой MS Query, вызываемой по команде Данные, Внешние данные. Создать запрос. Результат запроса возвращается в электронную таблицу в виде списка.

Сортировка данных в списке

Сортировка данных является базовой операцией любой таблицы и выполняется командой Данные, Сортировка с установкой необходимых параметров. Целью сортировки является упорядочивание данных. Сортировка осуществляется на том же листе.

Особенно важно осуществлять сортировку в списке, так как многие операции группировки данных, которые доступны из меню Данные, можно использовать только после приведения операции сортировки.                           

В средеExcel 97 предусмотрены три уровня сортировки, которые определяются в диалоговом окне «Сортировка диапазона» (рис.3.34, а) параметром Сортировать по.

а

б

Рис. 3.34. Диалоговые окна для операции сортировки: а — сортировка диапазона; б — параметры сортировки

Сначала осуществляется сортировка в столбце 1-го уровня, затем сортируются одинаковые записи 1-го столбца по столбцу 2-го уровня, затем сортируются одинаковые записи 2-го столбца по столбцу 3-го уровня.

В том же окне устанавливается порядок сортировки в столбцах — по возрастанию или убыванию. При сортировке по возрастанию упорядочение идет следующим образом — от меньшего к большему, по алфавиту или в хронологическом порядке дат, но при этом имеет место приоритет: числа, текст, логические значения, значения ошибок, пустые ячейки. Сортировка по убыванию использует обратный порядок (исключение — пустые ячейки, которые располагаются в конце списка),

При наличии заголовков столбцов (имен полей) их следует исключить из области, подлежащей сортировке, установкой флажка переключателя Идентифицировать поля по подписям.

Кнопка <Параметры> выводит диалоговое окно «Параметры сортировки», в котором задаются дополнительные установки сортировки (рис. 3.34, б): с учетом регистра или без учета; по столбцам или по строкам; порядок сортировки — обычный или специальный, выбранный из предлагаемого списка. Этот список можно сформировать самостоятельно с помощью Сервис, Параметры, вкладка Списки.

 Основные технологические операции по сортировке данных

ЗАДАНИЕ

1. Проделайте подготовительную работу: создайте книгу и сохраните ее под именем

Spisok, переименуйте Лист1 на Список, а Лист2 — на Сортировка.

2. В новой рабочей книге на листе Список создайте таблицу, приведенную на рис. 3.35.
3. Произведите копирование списка (базы данных) с листа Список на лист Сортировка.
4. Сделайте сортировку на трех уровнях по возрастанию: по преподавателям, по номеру

группы, по коду предмета.

5. Выполните сортировку по другим полям.

Рис. 3.35. Пример списка (базы данных)

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1.Проведите подготовительную работу:

• создайте новую рабочую книгу командой Файл, Создать. Укажите шаблон Книга;                                  
• сохраните созданную рабочую книгу под именем Spisok командой Файл; Сохранить как;       
• переименуйте Лист 1 на Список
• переименуйте Лист1 на Сортировка.

2.Сформируйте на листе Список шапку таблицы (см. рис. 3.35). Имена столбцов шапки будут в дальнейшем играть роль имен полей базы данных (списка). Следует помнить, что имя каждого поля должно занимать одну ячейку. Для этого:

• выделите первую строку;
• вызовите контекстное меню и выберите команду Формат, ячеек;
• произведите форматирование ячеек первой строки, установив параметры вкладке Выравнивание:

По горизонтали: по значению

По вертикали: по верхнему краю

Переносить по словам: установить флажок

• введите названия столбцов (имен полей) в соответствии с отображенной на рис. 3.35 таблицей;
• заполните таблицу данными.     

3.Выделите список, начиная от имен полей и вниз до конца записей таблицы, и скопируйте их на лист Сортировка

4. Выполните сортировку по столбцу Таб. № препод. Для этого:

• установите курсор в поле списка и введите команд)' Данные» Сортировка. При этом должна выделиться вся область списка. Если этого не произошло, то предварительно выделите весь список, а затем введите указанную команду;
• в диалоговом окне «Сортировка диапазона» установите:

Сортировать по: поле «Таб. № препод.», по возрастанию

Затем по: поле «Номер группы», по возрастанию

В последнюю очередь по: поле «Код предмета», по возрастанию

• установите флажок Идентифицировать поля по подписям.

5.Выполните сортировку по другим полям.