РАБОТА 8. КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ

КРАТКАЯ СПРАВКА

Другим способом получения итоговой информации является консолидация данных (рис. 3.51), которая выполняется в соответствии с выбранной функцией обработки.

Консолидация - агрегирование (объединение) данных, представленных в исходных областях - источниках

Результат консолидации находится в области-назначения. Таблица консолидации создается путем применения функции обработки к исходным значениям. Области-источники могут находиться на различных листах или рабочих книгах. В консолидации может участвовать до 255 областей-источников.

Рис. 3.51. Представление о консолидации данных

Существуют следующие варианты консолидации данных:

• с помощью формул, где используются ссылки;
• по расположению данных дляодинаково организованных областей-источников (фиксированное расположение);
• по категориям для различающихся по своей структуре области данных;
• с помощью сводной таблицы (см. работу 7);
• консолидация внешних данных.

При консолидации данных с помощью формул используемые в них ссылки могут иметь разное представление в зависимости от взаимного расположения областей-источника и области-назначения:

• все области на одном листе — в ссылках указывается адрес блока ячеек, например D1.C8;
• области на разных листах — в ссылках указывается название листа, диапазон, например
• лист1!D1 :лист2!С8;
• области в разных книгах, на разных листах — в ссылках указывается название книги, название листа, диапазон, например [книга1] лист1!D1: [книга2] лист2!С8.

При консолидации по расположению данных все источники имеют одинаковое распо­ложение данных источников (имена категорий данных в выделяемые области-источники не включаются). Данные имеют одинаковую структуру, фиксированное расположение ячеек и могут быть консолидированы с определенной функцией обработки (среднее значение, максимальное, минимальное и т.п.) по их расположению. Для консолидации данных курсор устанавливается в область места назначения. Выполняется команда Данные, Консолидация, выбирается вариант, и задаются условия консолидации.

Пример. На отдельных листах рабочей книги по каждой учебной группе хранятся сведения о среднем балле по фиксированному перечню предметов в разрезе видов занятий (рис.3.52). Серым цветом показана консолидируемая область источников.

Рис. 3.52. Пример областей-источников при консолидации данных по расположению

При консолидации по категориям области-источники содержат однотипные данные, но организованные в различных областях-источниках неодинаково. Для консолидации данных по категориям используются имена строк и/или столбцов, (имена включаются в выделенные области-источники). Выполняется команда Данные, Консолидация, выбирается вариант, и задаются условия консолидации.

Пример. На рабочих листах представлена информация областей-источников в виде структуры на рис. 3.53. Число строк — переменное, состав предметов и виды занятий повторяются и могут рассматриваться как имена столбцов для консолидации по категориям. Серым цветом показана консолидируемая область источников

Рис. 3.53. Пример областей-источников при консолидации данных по категориям

Условия консолидации задаются в диалоговом окне «Консолидация» (рис.3.53). В окне «Функция» выбирается функция консолидации данных. Для каждой области-источника строится ссылка, для чего курсор устанавливается в поле ссылки, затем переходят в область-источника для выделения блока ячеек и нажимается кнопка <Добавить>.

При консолидации по категориям область имен входит в выделение, устанавливаются флажки подписи верхней строки или значения левого столбца (рис. 3.54). Excel автоматически переносит эти имена в область назначения.

Рис. 3. 54. Диалоговое окно «Консолидация» для задания условий консолидации

Ссылка может иметь любую из следующих форм:

При консолидации внешних данных в диалоговом окне «Консолидация» следует нажать кнопку <0бзор>, в диалоговом окне «Обзор» выбрать файл, содержащий области-источники для добавления к списку, а затем добавить ссылку на ячейку или указать имя блока ячеек.

Переключатель Создавать связи с исходными данными создает при консолидации связи области назначения к областям-источникам. При изменениях в области назначения автоматически обновляются результаты консолидации.

Внимание! Нельзя корректировать ссылки на области-источники (добавлять или удалять новые области-источники) при наличии флажка переключателя Создавать связи с исходными данными

В окне «Список диапазонов» для текущего рабочего листа итогов консолидации перечислены ссылки на все области-источники. Ссылки можно модифицировать: добавить новые области-источника, удалить существующие области-источника либо изменить его конфигурацию, если только до этого не был выбран переключатель Создавать связь с исходными данными.

Для одного листа итогов консолидации набор ссылок на области-источники постоянен, на нем можно построить несколько видов консолидации с помощью различных функций, Курсор переставляется в новое место, выполняется команда Данные, Консолидация, выбирается другая функция для получения сводной информации.

ЗАДАНИЕ

Консолидация данных по расположению и по категориям.

1. Откройте книгу Spisok, вставьте два листа и переименуйте их.

2. Создайте на листе Консол.распол. таблицу расчета заработной платы (за январь).

3. Скопируйте созданную таблицу на тот же лист, измените в ней данные. Эта таблица будет отражать уровень заработной платы за февраль.

4. Выполните консолидацию данных по расположению и сравните результат с рис.3.55.

5. Скопируйте обе таблицы (заработная плата за январь и за февраль) с листа Консол.распол. на лист Консол.категор и измените вторую таблицу в соответствии с рис. 3.56.

Рис. 3.55. Пример консолидации данных по расположению

6. Выполните консолидацию данных по категориям и сравните результат с рис.3.56.

Рис. 3.56. Пример консолидации данных по категориям

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1. Откройте книгу Spisok командой Файл, Открыть, вставьте два новых листа и переименуйте их, присвоив им имена Консол.распол. и Консол.категор.

2. Создайтена листе Консол.распол. таблицу расчета заработной платы (за январь), ко­торая приведена на рис. 3.55.

3. Скопируйте созданную таблицу в другую область того же самого листа и измените в ней значения заработной платы. Эта таблица будет показывать заработную плату за февраль.

4. Выполните консолидацию данных по расположению (рис. 3.55):

• установите курсор в первуюячейку области, где будет располагаться консолидированная таблица, например в ячейку A11;
• выполните команду Данные, Консолидация;
• в диалоговом окне «Консолидация» выберите из списка функцию Сумма иустановите флажки подписи верхней строки, значения левого столбца;
• установите курсор в окне «Ссылка», перейдите на лист с исходными таблицами и выделите блок ячеек A2:D7 (заработная плата за январь);
• нажмите кнопку <Добавить>, в окне «Список диапазонов» появится ссылка на выделенный диапазон;
• установите курсор в окне «Ссылка», перейдите на лист с исходными таблицами и выделите блок ячеек F2:I7 (заработная плата за февраль);
• нажмите кнопку <Добавить>, в окне «Список диапазонов» появится ссылка на выделенный диапазон;
• нажмите кнопку <ОК> и сравните полученные результаты с рис. 3.55.

• вставьте новый столбец Премия и заполните его данными;
• добавьте строку с фамилией Дятлов и с соответствующими числами.

6. Сделайте консолидацию данных по категориям (см. рис. 3.56):

• установите курсор в первую ячейку области, где будет располагаться консолидированная таблица, например в ячейку А11;
• выполните команду Данные, Консолидация;
• в диалоговом окне «Консолидация» выберите из списка функцию Сумма и установите флажки подписи верхней строки, значения левого столбца,
• установите курсор в окне «Ссылка», перейдите на лист с исходными таблицами и выделите блок ячеек A2:D7 (заработная плата за январь);
• нажмите кнопку <Добавить>, в окне «Список диапазонов» появится ссылка на выделенный диапазон;
• установите курсор в окне «Ссылка», перейдите на лист с исходными таблицами и выделите блок ячеек F2.-J8 (заработная плата за февраль);
• нажмите кнопку <Добавить>, в окне «Список диапазонов» появится ссылка на выделенный диапазон;
• нажмите кнопку <ОК> и сравните полученные результаты с рис. 3.56.