Основными задачами при проведении опроса на этапе
анализа/опроса являются:
определение объёмов, частот и других статистических
данных, показывающих, насколько часто происходят какие-то
события, сколько производится продуктов каждого типа;
сколько услуг, документов и других элементов, представляющих
интерес (основное внимание уделяется тем сферам, которые
были идентифицированы на этапе определения стратегии как
критические);
получение детального описания того, что делается на данный
момент, или того, что должно быть сделано в будущем;
получение достаточной информации для более полного понимания
рассматриваемой области по сравнению с лицом, выполняющим
эту работу в данный момент;
получение деталей, относящихся к информации,
требуемой для поддержки процессов деловой деятельности .
Опрашивающие.
Как правило, более подробные опросы, целью которых является
выяснение фактов, проводят специальные члены проектной группы,
от которых требуется следующее:
проводить беседу на высоком уровне на
профессиональном языке;
проводить анализ практических аспектов данной деловой
деятельности, процедур и транзакций для получения
точной информации;
распознавать значимые задачи.
Опрашивающий должен иметь полное представление о том типе
информации, которая должна быть идентифицирована, и достигать
однозначности в определениях. Например, важно знать, что
представляет какой-то процесс (или не представляет!), чтобы всё
было ясно при обсуждении данного процесса.
Респонденты.
Основными респондентами на этапе анализа/стратегии являются:
администраторы высшего уровня, администраторы среднего уровня,
внешние консультанты, специалисты в конкретной области.
Администраторы высшего уровня.
На этапе анализа/проектирования иногда полезно проводить
повторные опросы с администраторами высшего уровня.
Часто их жизнь складывается так, что они постепенно поднимались
по ступенькам в данной организации, поэтому они исключительно
знают дело и у них есть ценные идеи о том,
как её нужно изменить.
Администраторы среднего уровня.
Опрос администраторов среднего уровня для выяснения их
представлений и определения их реакции является ключевым
моментом при выполнении проекта.
Внешние консультанты.
Иногда источником важной информации или рекомендаций может быть
внешний консультант, с которым следует провести опрос.
Такой консультант может быть источником знаний по данной
отрасли, заказчиком, поставщиком или представителем другой
компании, может быть, из другой отрасли (по некоторым причинам
гораздо труднее добиться сотрудничества с конкурирующими фирмами
в таких ситуациях). Следует каким-то образом компенсировать
потраченное время и предоставленную информацию. В некоторых
случаях производится оплата консультации, в других случаях
более уместно выражение благодарности в отчёте.
Специалисты в конкретной области.
Больше всего преимуществ даёт проведение опроса с практиками,
отвечающими за выполнение каких-то операций в определённой области.
Однако, при этом важно внимательно контролировать рассматриваемую
область и её границы, будь то работа какого-то участка на данный
момент или идеи и мнения о том, как могло бы работать учреждение
в будущем. Цель таких опросов - получение более полной картины,
представляющей деятельность данной организации, её функции,
процессы и информацию с достаточной степенью детализации
для обеспечения поддержки следующего этапа. На практике это
означает достаточное количество деталей для принятия решений
относительно типа квалификаций и специальностей для набора
кадров, относительно оптимального метода проектирования
вычислительных систем, относительно перепроектирования
процесса разработки новых продуктов и т.д.