<На страницу назад | На страницу вперед >
Сеансы обратной связи проводятся на разных этапах проекта. При проведении сеанса обратной связи группа может работать полный день. Участникам представляются результаты моделирования, анализа или другие результаты, полученные на данный момент. Цель обратной связи - проведение рабочего занятия для выявления и исправления неточностей и упущений в представляемых моделях. Для достижения этой цели проектная группа должна работать в режиме группового опроса, а не в режиме презентации. Хорошо организованный сеанс обратной связи сам по себе может дать большие преимущества для данной организации, поскольку он позволяет сделать шаг назад и посмотреть, что происходит в различных функциональных группах.
Отдельный сеанс обратной связи обычно имеет одну или две задачи, характерные именно для этого сеанса, помимо общих задач, приведённых ниже:
Респонденты. Участниками сеанса обратной связи обычно являются респонденты или участники предыдущих семинаров. После обобщения результатов опроса и семинаров, обобщённые материалы в виде моделей представляются и обсуждаются на сеансе обратной связи.
Планирование. При подготовке сеанса обратной связи основное внимание уделяется обеспечению полного участия всех ключевых пользователей и созданию рабочей обстановки. По многим аспектам эта подготовка подобна подготовке опроса, но только в этом случае подготовка ведётся в расчёте на группу. Планирование и подготовка включают постановку задач, составление графика привлечения участников, а также материальное обеспечение и вспомогательные средства, необходимые для проведения сеанса. После постановки задач на конкретный день планируется повестка дня для выполнения поставленных задач. Распределение времени имеет критическое значение, поскольку, как правило, проектная группа должна проанализировать большое количество материалов с участниками встречи.
Проведение сеанса обратной связи. При проведении сеанса обратной связи один из членов проектной группы может выполнять роль официального записывающего. Этот же человек может следить за временем и в письменной форме суммировать ключевые вопросы в конце сеанса. Весь процесс в день проведения сеанса обратной связи должна направлять одна задача (сбор большего количества информации). По каждому тематическому вопросу, который обычно дублируется какой-то частью одной или нескольких структурных моделей, процесс сбора информации направляется задаваемыми вопросами - эти вопросы выполняют функцию контрольных списков, подготовленных для проведения опроса. Такое деление на тематические вопросы обеспечивает полу структурированный режим и гибкость, а также даёт возможность всем участникам представлять нужную информацию в удобной для них форме.
Обобщение. Время работы необходимо спланировать таким образом, чтобы обобщение производилось сразу же после проведения сеанса обратной связи. В это время используются подвесные экраны, перекидные диаграммы и другие средства, которые применялись во время сеанса, со всеми замечаниями и комментариями, плюс записи, полученные во время сеанса, и производится проверка моделей или других результатов проектной работы.