4.3 ОРГАНИЗАЦИЯ СБОРА ДАННЫХ

После определения начальной цели проекта и контекста можно всерьез приступить к задаче организации сбора данных. К этому моменту стабилизируется состав проектной группы, распределяются роли членов проектной группы, распределяются обязанности по разработке сценариев между членами проектной группы.

Как правило, персонал, принимающий участие в процессе сбора описаний потоков процессов IDEF3, выполняет следующие роли:

В число ролей, выполняемых членами проектной группы, входит роль библиотекаря проекта. Для больших систем роль библиотекаря имеет большое значение. В менее крупных проектах эту роль может выполнять аналитик. При установке функции библиотекаря руководитель проекта назначает лицо (лиц), несущее ответственность за сбор, каталогизацию, контроль, распространение исходных материалов, комплектов IDEF3, глоссариев, файлов и т.д. в рамках проекта. Кроме того, функция библиотекаря включает ответственность за комплектование справочных моделей и материалов, поступающих из внешних источников (например, организации, являющиеся эталоном по процессам в данной отрасти промышленности), которые могут быть использованы для ускорения работы проектной группы. Библиотекарь также может вести глоссарий терминов для справки, чтобы аналитик понимал терминологию, являющуюся уникальной для определенной дисциплины, сектора промышленности, компании или сегмента компании. Независимо от того, ведется ли глоссарий библиотекарем или неформально распределяется между аналитиками, на протяжении выполнения проекта глоссарий терминов будет расти и подвергаться постепенным уточнениям.

Основной задачей в организации сбора данных является идентификация ключевых источников знаний и информации по данной предметной области. Используя ответственного за контакт, руководитель проекта или аналитик составляет список специалистов для интервьюирования. При составлении этого списка используется исходная информация по каждому специалисту, предоставляемая ответственным за контакт. Сюда входит информация об обязанностях, заданиях на текущий момент и другие сведения в рамках предметной области, в которой данный специалист имеет опыт, или сведения, связанные с данной предметной областью. Необходимо также записать имя, адрес и номер телефона каждого специалиста.

На протяжении работ, связанных со сбором данных, выявляются и идентифицируются другие ценные источники информации. Сюда могут входить рабочие инструкции, руководства по выполнению процедур, справочники служащих, правила, руководства по проводимой политике, проектные файлы, типовые модели IDEF3, а также модели, создаваемые при использовании других методов и технологий.

Помимо организации структуры проектной группы, руководитель проекта также должен организовать работы, выполняемые группой. Организация работ по сбору описаний процессов может начаться с ввода общей процедуры IDEF3 в руководство по применению более формализованных методов, адаптированное к конкретным потребностям проекта. Руководство по применению методов в общих чертах определяет использование для конкретного проекта процедуры IDEF3, адаптированной к требованиям по данным работам. К числу элементов, которые могут быть включены в руководство по применению методов, относятся соглашения по моделированию, которые должны использоваться, стандартные планы интервьюирования специалистов по предметной области, спецификации, определяющие взаимодействие метода и инструментария, процедуры пользования проектной библиотекой, стандартный глоссарий терминов. Руководство может сопровождаться проектным планом. В типовом проектном плане в общих чертах определяются этапы работ с четким определением задач и контрольных точек (вех), промежуточных и конечных проектных решений, индивидуальных заданий членам проектной группы, неформальных и формальных структур подготовки отчетов и т.д.