4.4.1 Подготовка к интервью
В методе IDEF3 не предусматривается специальный формат для сбора данных. Однако, перед проведением интервью аналитик должен подготовить повестку дня и некоторые конкретные вопросы. Аналитикам рекомендуется включить в повестку дня следующие аспекты: (1) цель проведения интервью с данным специалистом; (2) темы, которые должны рассматриваться; (3) типы искомой информации; (4) разрешение на проведение интервью; (5) вопросы, которые можно использовать для мотивации обсуждения. В крупных проектах руководители проекта могут включить в руководство по применению методов рекомендации по подготовке более формализованных интервью, включая стандартные бланки для планирования интервью, шаблоны вопросов, глоссарии терминов и т.д.

Для успешной подготовки к интервью имеют значение некоторые работы, каждая из которых выполняется по усмотрению аналитика, в соответствии с требованиями по данному проекту и с учетом действующих ограничений. Как правило, перед проведением интервью выполняются следующие работы:

Кроме того, возможны необходимые или желательные дополнительные работы по подготовке к интервью. Например, аналитику может потребоваться анализ ранее собранных документов, в которых описывается формальная система или процесс клиента, а также подготовка описаний IDEF3 на базе этих документов в качестве отправной точки для обсуждения. Подобным образом, аналитики могут пользоваться эталонными моделями подобных систем, что обеспечивает возможность интерактивной работы со специалистом по предметной области для идентификации сходства и различия.
После составления списка специалистов для интервьюирования можно составить календарный план интервью. Как правило, для составления календарного плана проведения интервью специалистов по предметной области используется ответственный за контакт. Независимо от того, как составляется календарный план, с участием ответственного за контакт или более прямыми методами, аналитик должен быть уверен в том, что запланированное время и продолжительность проведения интервью скоординированы с интервьюируемым и его руководителем.

Для успешного проведения интервью также большое значение имеют дополнительные вопросы, связанные с логистикой, например, нахождение и резервирование подходящего помещения для проведения интервью и организация всего необходимого для проведения интервью. Кроме того, аналитики считают, что полезно предусмотреть одежду для проведения интервью, чтобы иметь профессиональный вид и в то же время создать непринужденную обстановку при проведении интервью.

Прежде всего должна быть установлена цель (цели) интервью. При установке цели интервью аналитик излагает причины, по которым данное интервью включено в календарный план, и определяет минимум информации, требуемый от специалиста по предметной области. При подготовке установки цели часто используется как можно более краткое ее изложение для определения общего направления, в котором будут задаваться вопросы при проведении интервью.

После определения цели можно сформулировать возможные вопросы. Возможные вопросы должны быть записаны и расположены в логической последовательности. По мере приобретения опыта и практики аналитики становятся специалистами по составлению вопросов, которые должны быть ясными, в которых должны использоваться слова и фразы, соответствующие уровню образования и культурному уровню интервьюируемого, и которые не требуют ответ, а скорее предлагают дать ответ. Хотя аналитик должен следить за тем, чтобы "не переборщить" с подготовкой, сам процесс записи вопросов и анализа их формирования помогает развить навыки, необходимые для проведения интервью. Однако, необходим определенный баланс между временем, затрачиваемым на эту работу, и возможностью фактического использования/неиспользования сформулированных вопросов. Необходимость в этих вопросах может исчезнуть в результате получения новой информации; или направление беседы при проведении интервью может измениться совершенно неожиданным образом, не предусмотренным заранее.

Часто не придается значение некоторым предварительным моментам. Аналитики должны предоставить интервьюируемым информацию, необходимую для того, чтобы они могли понять, для чего проводится интервью, что будет сделано с предоставленной информацией, что они, в свою очередь, могут ожидать от интервью. Каждое интервью, особенно первое, должно начинаться с достижения взаимного понимания этих моментов, прежде чем аналитик сделает попытку удовлетворить свои информационные потребности. В представленном ниже списке приводятся основные вопросы и тревоги, к которым должен быть готов аналитик (Harrington. 1991).

1. Для чего проводится интервью?
2. Кто разрешил проведение интервью?
3. У кого еще берут интервью?
4. Каким образом был сделан выбор интервьюируемого и кем?
5. Каким образом будет использована полученная информация?
6. Сохранится ли анонимность интервьюируемого?
7. Будет ли интервьюируемый указан в сводных данных?
8. Возможна ли обратная связь и что получит интервьюируемый?
9. Каким образом интервьюируемый мог бы участвовать в результате данного процесса?
10. Что интервьюируемый может выиграть от интервью?
11. Почему точная информация с высоким уровнем детализации важна для успешного проведения интервью и данного проекта?
12. Каким образом интервьюируемый играет ключевую роль в важном процессе?