Самый простой способ согласовать формулировку проблемы - записать ее и выяснить, согласны ли остальные.

Спросите у участников проекта: В чем заключается проблема?

• Очень часто бывает, когда люди поспешно планируют решение проблемы, до конца не поняв ее сути. Опишите проблему на бумаге и выясните, согласны ли остальные с этой формулировкой.

Затем вновь задайте участникам вопрос: В чем же действительно заключается проблема?

• Ищите глубинные причины, которые стоят за более поверхностными. Часто истинная проблема спрятана за тем, что считают проблемой.

Не принимайте первую формулировку проблемы. Продолжайте задавать вопрос "почему?". Исследуйте природу проблемы.

Иногда участники настолько увлечены разработкой решения, что трудно привлечь их внимание к выяснению истинной сущности проблемы. В таких случаях рекомендуется сформулировать все положительные результаты решения и определить, какие проблемы они устраняют. Затем следует выяснить, являются ли эти проблемы истинными для данной организации. Для определения глубинной проблемы часто применяются следующие методы: мозговой штурм, составление диаграмм причинно-следственных связей и составление диаграмм Парето.

В зависимости от области специализации группы разработчиков может быть легко или трудно определить заинтересованных лиц. Часто необходимо провести интервью с руководящим составом, потенциальными пользователями и другими заинтересованными сторонами. Воспользуйтесь следующими вопросами:

• Кто является пользователем системы?
• Кто является покупателем системы?
• На кого еще будет распространяться действие системы?
• Кто будет оценивать систему и давать окончательное согласие на ее выпуск и развертывание?
• Существуют ли другие внутренние или внешние пользователи системы, которых нужно учитывать?
• Кто будет обслуживать систему?
• Есть ли еще кто-нибудь?
• Хорошо, есть ли еще кто-нибудь?

Начните составлять характеристику потенциальных и уже существующих пользователей системы.  Начальную информация о ключевых пользователях и их среде окружения необходимо занести в документ Видение.

Границы системы отделяют решение от аспектов внешнего мира. Другими словами, границы системы описывают область, в которую заключена система. Между системой и пользователями, находящимися за ее границами, происходит обмен информацией в виде входных и выходных данных. Взаимодействие осуществляется через интерфейсы, связывающие систему с внешним миром.

Во многих случаях границы системы очевидны. Например, границы одного пользователя, работающего с системой Microsoft Windows®, видны достаточно четко. Здесь только один пользователь и одна платформа. Интерфейсы между пользователем и приложением состоят из окон интерфейса, куда пользователь вносит информацию для системы, сообщений и каналов связи, которые система использует для фиксации и передачи информации.

Существует множество источников ограничений, которые нужно учесть. Ниже приведен примерный список источников ограничений и указаны вопросы для самоконтроля:

• Политические: Существуют ли внутренние или внешние политические аспекты, которые могут повлиять на потенциальные решения? Существуют ли межведомственные ограничения?
• Экономические: Какие ограничения существуют в финансовой или бюджетной сфере? Существуют ли установленные цены на продаваемые товары, то есть аспекты, касающиеся стоимости продуктов? Существуют ли аспекты, касающиеся лицензирования?
• Окружающая среда: Существуют ли ограничения, связанные с окружающей средой и установленными правилами? Существуют ли правовые ограничения? Какие еще стандарты могут накладывать ограничения на систему?
• Технологии: Ограничены ли мы в выборе технологий? Должны ли мы работать в рамках существующих платформ и технологий? Запрещено ли пользоваться новыми технологиями?
• Выполнимость: Составлено ли расписание? Ограничены ли мы имеющимися ресурсами? Можем ли мы привлекать внешних специалистов? Можем ли мы расширить наши ресурсы? Можем ли мы это сделать на отдельный период времени? Или на весь период работы над проектом?
• Система: Будет ли решение осуществляться на базе имеющихся у нас систем? Нужно ли обеспечить совместимость с существующими системами? Поддержку каких операционных систем и сред нужно обеспечить?

Соберите всех участников и вместе заполните на доске следующий шаблон для каждой проблемы:

Проблема <опишите проблему>
касается <перечислите заинтересованных лиц, которых касается данная проблема>.
В результате <опишите влияние, которое оказывает эта проблема>.
Удачное решение могло бы <перечислите основные положительные результаты удачного решения>.

Заполнение этого шаблона поможет вам отделить решения и ответы от проблем и вопросов.

Пример:

Проблема несвоевременное и неправильное разрешение вопросов по обслуживанию клиентов
касается наших клиентов, представителей службы поддержки клиентов и технических специалистов.
В результате недовольны клиенты, снижается качество, отсутствует мотивация у сотрудников и уменьшается доход.
Удачное решение могло бы обеспечить представителям службы поддержки непрерывный доступ к базе данных по устранению неполадок и упростить процедуру выезда на место технических специалистов. При этом выезды осуществлялись бы четко по расписанию и только по тем вызовам, где реально требуется помощь.

Принимая во внимание положительные результаты, указанные в формулировке проблемы, разработайте список функций будущей системы. Кратко опишите их и снабдите атрибутами, определяя позицию и степень важности каждой функции в рамках проекта.

На этом этапе просмотрите в общем документ Видение и убедитесь, что работа движется. Используйте справочную таблицу для документа Видение (Справочная таблица: Видение).